Муниципальное казённое образовательное учреждение дополнительного
образования «Центр творческого развития и гуманитарного образования
«Воспитание»
ПРИНЯТО
общим собранием работников
Центра «Воспитание»
.Онегина

Положение
о порядке ведения личных дел работников

1. Общие положения
1.1 Настоящее положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и со­
трудников в Центре «Воспитание» (далее Центр).
1.2. Личное дело работника _ совокупность документов персонального учета, со­
держащих сведения о работнике и его трудовой деятельности.
1.3. Положение разработано в соответствии с ТК, Федеральным законом от
27.07.2006 № 152 «О персональных данных», Методическими рекомендациями Росархива, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о
персональных данных государственного служащего Российской Федерации и веде­
нии его личного дела», коллективным договором и уставом Центра «Воспитание».

2. Формирование личных дел работников
2.1. Формирование личного дела работника производится лицом, ответственным
за формирование личного дела, ответственным за делопроизводство, не позднее
пяти рабочих дней со дня заключения трудового договора и только после получе­
ния от работника согласия на обработку его персональных данных.
2.2. Лицо, ответственное за формирование личного дела, проверяет у работника
при поступлении на работу наличие документов, предусмотренных статьей 65 ТК,
в том числе:
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- заявление о приеме на работу (не обязательно);
- документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального
персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа,
либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за
исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
- идентификационный номер налогоплательщика;
- документ воинского учета (для военнообязанных лиц);
- документ об образовании;
- справку о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного пресле­
дования;
- трудовую книжку;
1

медицинскую книжку (если это предусмотрено для данной должности);
свидетельство о браке;
свидетельство о рождении детей.
Лицо, ответственное за кадровое делопроизводство, оформляет:
личную карточку № Т-2;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
трудовой договор в двух экземплярах;
должностную инструкцию;
журналы об ознакомлении работника с локальными актами, документами по
охране труда.
2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
а) присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложе­
ние № 1);
б) проставление на обложке личного дела (приложение Яг 2) следующих реквизитов:
индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел); полное наименование Центра;
номер личного дела; фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже; даты
- год начала и год окончания ведения дела; количество листов; срок хранения;
в) помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в хроно­
логическом порядке:
- внутренняя опись документов дела (приложение N° 3);
- лист с отметками об ознакомлении работника с личным делом (приложение N°
4);
- лист с отметками о результатах ежегодной проверки состояния личного дела
(приложение N° 5);
- личный листок по учету кадров или анкета (приложения N° 6 и N° 7);
- заявление о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу;
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- договор о полной материальной ответственности (если работник - материально
ответственное лицо);
- согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. Документы помещаются в папку-скоросшиватель. При увольнении работника
прошиваются нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве ли­
стов, датах включения документов в личное дело и изъятия из дела, а также, кем
изъят документ и по какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи со­
ставляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количе­
ство включенных в нее документов и количество листов дела.

2.3.
-

2

3. Ведение личных дел работников

3.1. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого педагога и со­
трудника Центра.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела работника предусматривает помещение в
дело документов, образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих зна­
чение для трудовых отношений:
- дополнение к личному листку по учету кадров (приложение №8);
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- копии приказов по личному составу, которые касаются работника;
- лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
- иные документы.
3.3. В личные дела не помещаются документы, имеющие второстепенное значение
и срок хранения менее 10 лет включительно. Такие документы хранятся в отдель­
ном наряде № 4-09 «Документы, не вошедшие в состав личных дел».
3.4. В конце календарного года и не позднее 30 декабря все работники Центра
«Воспитание» проходят ознакомление с личными делами. Об этом делается отмет­
ка в листе ознакомления работника с личным делом.
3.5. Ознакомление с делом происходит исключительно в кабинете директора и в
его присутствии. Запрещается вынос дела из кабинета.
3.6. Выдача копий документов из личного дела производится по личному заявле­
нию работника на имя директора. Копии документов должны быть заверены и
предоставлены работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.
3.7. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора Центра с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание»
внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листа­
ми соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и
причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, полу­
чившего его во временное пользование.
3.8. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
Центре ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) произво­
дится проверка их наличия и состояния.
3.9. Ежегодную проверку состояния личных дел на предмет сохранности, включен­
ных в него документов проводит специально созданная комиссия. О проведенных
проверках делается отметка в листе о результатах ежегодной проверки состояния и
наличия личного дела (приложение № 5) и составляется акт. Результаты проверки
личных дел в обязательном порядке доводятся до Центра.

4. Хранение и учет личных дел работников
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников Центра организуются с
целью быстрого поиска личных дел, обеспечения их сохранности и конфиденциаль­
ности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного
доступа.
4.2. Личные дела работников хранятся у директора в специальном металлическом
сейфе.
4.3. Трудовые книжки, медицинские книжки хранятся в сейфе директора.
3

4.4. Доступ к личным делам работников имеют только ответственный за делопро­
изводство и директор, либо заместитель директора при исполнении обязанностей
директора Центра.
4.5. Систематизация личных дел работников производится в алфавитном порядке.
Ведите учет личных дел в журнале.
5. Оформление личных дел работников перед сдачей в архив
5.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится ответственным за
делопроизводство Центра. Эта процедура включает:
- полистный просмотр документов дела (на предмет исключения документов
временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, не подлежащих архив­
ному хранению);
- подшивку (переплет) дела;
- уточнение нумерации листов дела;
- составление листа-заверителя (приложение № 8);
- составление (уточнение или пересоставление) внутренней описи;
- внесение уточнений в реквизиты обложки дела.
5.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования
архивных документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки.
Если дело подшито без листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю
сторону обложки дела.
5.3. В целях обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
- объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну об­
ложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не пре­
вышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам
увольнения);
- располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфа­
витном порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным ин­
дивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии,
имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;
- снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислени­
ем фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах кото­
рых расположены соответствующие документы.
5.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завер­
шения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно ответ­
ственным за делопроизводство проверяются полнота и правильность подготовки
личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются ответ­
ственным за делопроизводство. Передача и прием производятся по описи с проста­
новкой отметок о наличии личных дел.
5.5. Личные дела работников, законченные делопроизводством до 1 января
2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года - 50 лет. Личное дело дирек­
тора имеют постоянный срок хранения.
6. Ответственность работодателя и работника

6.1. Педагоги и сотрудники Центра обязаны своевременно представлять сведения
об изменении своих персональных данных, включенных в состав личного дела.
4

6.2. Работодатель обеспечивает:
- сохранность личных дел работников;
- конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах работников.

7. Права работодателя и работника
7.1. Педагоги и сотрудники Центра имеют право:
- получать полную информацию об обработке своих персональных данных;
- получать доступ к своим персональным данным;
- получать копии документов, хранящихся в личном деле;
- требовать исключения или исправления неверных и неполных (искаженных)
своих персональных данных.
7.2. Работодатель имеет право:
- обрабатывать персональные данные работников, в том числе и на электронных
носителях;
- запрашивать от работников информацию, необходимую для ведения личных
дел и обработки персональных данных.

5